第13章 制发文件的手艺

周一下午，在邬江镇镇政府党政办公室里，徐晨静静地坐在办公桌前，手中的笔在纸上划动着，心里却是翻江倒海。他是一名新入职的公务员，对于党政工作的种种流程和规范，都还处于摸索学习的阶段。而今天，他面临着一项重要而繁琐的任务——学习并掌握印发红头文件的格式流程。

  红头文件，是党政机关发布正式公文的一种形式，因其文件头部分通常以红色字体标注而得名。它代表着政府的权威和决策的庄重，每一个字、每一个标点符号都不能有丝毫的差错。

  徐晨深知自己肩负的责任重大，因此格外谨慎。他打开电脑，开始浏览镇政府过往的红头文件，试图从中找出一些规律和要点。然而，看似简单的文件背后，却隐藏着许多复杂的细节和规定。文件的编号、标题、正文、附件、日期、发文机关等每一个部分，都需要严格遵循固定的格式和要求。

  徐晨一边翻阅着文件，一边在笔记本上记录下要点。他注意到，红头文件的字体、字号、行距都有着严格的规定，甚至连文件的纸张大小和颜色都有着明确的标准。这些看似微不足道的细节，却构成了红头文件庄重而严肃的整体形象。

  在学习的过程中，徐晨也遇到了一些困惑和难题。有时候，他会因为某个细节的不确定而反复查阅资料，甚至向同事请教。同事们都很耐心地解答他的问题，让他感受到了集体的温暖和力量。

  经过这段时间的努力学习，徐晨终于对红头文件的格式流程有了较为清晰的认识。他开始尝试自己动手编写一份红头文件，希望能够将所学的知识运用到实践中去。

  然而，实践中的挑战远比想象中要大。徐晨在编写文件的过程中，不断遇到新的问题和困难。有时候是格式上的疏漏，有时候是内容上的不严谨，每一次都需要他耐心地查找原因并进行修改。

  在这个过程中，徐晨深刻地体会到了党政工作的严谨性和重要性。他明白，每一个文件的印发，都代表着政府的决策和意志，关系到人民群众的切身利益。因此，他必须时刻保持高度的责任感和敬业精神，确保文件的准确性和权威性。

  经过多次的修改和完善，徐晨终于完成了他的第一份红头文件。当他将文件交给领导审阅时，心中充满了忐忑和期待。领导仔细地审阅了文件，给予了肯定的评价，并提出了一些宝贵的建议。

  徐晨感到无比欣慰和自豪，他知道自己迈出了重要的一步。他明白，这只是一个开始，未来的道路上还有许多挑战和机遇等待着他。但无论如何，他都会坚持下去，不断提升自己的能力和素质，为党和人民的事业贡献自己的力量。

  学习印发红头文件的过程虽然充满了挑战和艰辛，但对于徐晨来说，这却是一次难得的成长和历练。他学会了如何严谨地对待工作，如何不断地学习和进步，如何与同事团结协作共同完成任务。这些宝贵的经验和体会，将成为他未来职业生涯中不可或缺的财富。

  在党政办公室里，徐晨继续着他的工作和学习。他细细回顾起自己第一次学习印发红头文件的经历，心中充满了感慨和感激。他知道，正是那段经历让他更加坚定了自己的信念和追求，让他更加珍惜现在的工作和生活。

  在徐晨的心中，红头文件不仅仅是一份份公文，更是党和政府决策和意志的体现。他深知，每一份红头文件的印发都承载着党和人民的期望和信任。因此，他始终保持着高度的责任感和使命感，确保每一份文件都能准确无误地传达出党和政府的决策意图。

  官方文件，尤其是红头文件，作为政府机关或企业部门的重要文书，具有深远的作用与意义。首先，官方文件具有上传下达、互通情报的作用。它们是政府、行政机关、专业机构等官方部门发布或认可的文献资料，确保了信息的准确性和权威性。这些文件能够将上级的决策、指示和要求迅速传达给下级，使下级机关能够了解上级的意图，明确工作的方向和目标。同时，下级机关也能通过官方文件向上级报告工作进展、反映问题，实现信息的双向流通。其次，官方文件是工作依据和凭证。它们记录了各项政策、法规和规章制度的制定、修改和废止过程，为各级机关和人员提供了明确的工作指导和行为准则。同时，官方文件也是处理公务、解决纠纷的重要依据，为各项工作提供了有力的支持和保障。

  徐晨在笔记本上记录着从老李那儿学来的经验，红头文件主要注意两个地方，一个是文种，一个是格式。

  “官方红头文件包含多种文种，主要用于表达不同性质的官方信息。这些文种包括但不限于：

  决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。

  决定：适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

  命令（令）：适用于公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施，批准授予和晋升衔级，嘉奖有关单位和人员。

  公报：适用于公布重要决定或者重大事项。

  公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

  通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

  通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

  报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议等。

  请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

  批复：适用于答复下级机关请示事项。

  函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

  除了以上常见的文种外，还有会议纪要、意见等也可能作为红头文件的形式出现。这些文种的选择和使用，取决于具体的官方沟通需求和情境。”

  徐晨从文印室的存档文件里找到不少文件模板，对照老李告诉他的文种一一对照的细看学习，以后如果徐晨接到了写作任务就可以套用模板节约时间了。

  除此以外，徐晨觉得最麻烦的是文件格式，对于新手来说不太友好。

  “红头文件的格式主要包括以下几个部分：

  眉首部分：

  份号：秘密公文需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。

  密级和保密期限：涉密公文需标注，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

  紧急程度：如需标注，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

  发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

  发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。

  签发人：上行文需标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标注签发人姓名。

  版头中的分隔线：发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

  主体部分：

  标题：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

  主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

  正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

  附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.  XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

  发文机关署名、成文日期和印章：发文机关署名应当用发文机关全称或者规范化简称，居中排布在成文日期之上，以成文日期为准居中编排；成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。加盖发文机关印章时，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

  版记部分：抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置，左空一字，用4号仿宋体字编排。“印发机关”左空一字，后标全角冒号；“印发日期”右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。”

  此外，红头文件还有其特定的排版格式，包括页边距、行间距、字体大小等，这些都需要根据相关规定和标准进行设置。

  对于这些格式上的技术参数，徐晨暂时没有详细去死记硬背，只不过用一张纸打出来，放在桌边，如果写好了一片公文，就按照格式参数自己先调整一遍，再报给文印室校对，通过实践来记住是最有效果的。


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